データのグループ化

統計データなどで、詳細データを取り纏めて、「詳細データ＞小計＞合計」などの形に作表することがよくありますね。このように作表した場合、中項目の中項目の合計だけ、あるいは大項目の合計だけなど、必要に応じて表の見せ方を変えたいときもあると思います。

例えば、日次のデータを月単位＞四半期単位＞年単位に纏めるなどで集計した表を作成するなどは、皆様もきっとされたことがあるでしょう。この時、日次データを非表示にして、四半期およに年単位の集計データを見たいということもありますね。

もちろん、行や列の非表示/再表示で処理しても構わないのですが、その都度、行（または列）を選んで非表示にしたり、再表示したりするのは、特に大きな表の場合にはかなり面倒です。また、ピボットテーブルを作成するのもちょっと難しい、と感じる方も居られるでしょう。

Excelには行や列をグループ化して表示／非表示を切り替えることができる機能が用意されていて、これをアウトラインと呼んでいます。アウトラインを使うことで、簡単な操作で表を折りたたみ（データを非表示に）したり、展開（データを再表示）したりできます。

Excelの複数の行（または列）をグループ化すれば、アウトラインが作成されます。また「アウトラインの自動作成」機能を用いれば、行（および/または列）がグループ化されて、アウトラインが作成されます。

複数の行（列）をグループ化する

任意の複数の連続する行（または列）を選択しておいて、グループ化する方法です。以下、行の例で解説します。

Excelデータのグループ化の手順は以下の通りです。

グループ化したい行（または列）の番号部分をドラッグして行（または列）の範囲を選択します
「データ」タブの「アウトライン」欄にある「グループ化」項目右の「▼」をクリックして「グループ化」をクリックします（図1）

グループ化がされると、シートの行番号の左（または列番号の上）にアウトライン表示欄が出現し、グループ化された行（または列）の間に傍線が引かれます。さらに「－」（折りたたみ）ボタンが出現します（図2）。

【便利知識】

グループ化が行（または列）単位に行います。一部のセルだけを選択してグループ化しようとすると、「グループ化」のダイアログボックスが現れて、「行」と「列」のいずれかをグループ化するか問われます。

【便利知識】

グループ化できるのは、連続する行（または列）のデータだけです。「Ctrl」キーを使って離れている複数の行（または列）を範囲選択してグループ化しようとしても、「複数の選択範囲に対してこの機能を実行することはできません」というエラーメッセージが出て、はじかれてしまいます。

（図2）データがグループ化されると、行（または列）にアウトライン表示欄が出現して、該当の行（または列）に傍線が引かれて、「－」ボタンが現れる

複数のグループを作成する

前述のグループ化の手順を繰り返せば、別のグループを作成することができます（図3）。

【便利知識】

但し、別にグループ化した行（または列）の範囲が既にグループ化されている範囲に隣接している場合には、別のグループにならずに、既存のグループと一体化してしまいます（図4）。

仮に、間にダミーの行を挿入してグループ化をすれば別のグループになりますが、そのダミーの行を削除すると、やはり一体化してしまいます。

したがって、グループ化は任意の連続する行（または列）に対して行うことができるのですが、一般的には、図5のように、小計欄などの何らかの区切りの行（または列）が存在して、グループ化された行（または列）とその次のグループにしたい行（または列）が隣接しない場合に用いられます。

（図4）隣接する行（または列）をグループ化しようとすると既存のグループと一体化してしまう

アウトラインの設定変更

行をグループ化すると、「－」（折りたたみ）ボタンは通常傍線の下側（列の場合は右側）に現れます。これは、多くの場合データを集計した行が下側（列の場合は右側）に設けられているからです（図6）。

図6で、行番号2～5を折りたたむと。行番号6が残って、そこに「＋」（展開）ボタンが表示され、その上に折りたたまれたグループのデータがあることが分かります（図7）。

作表の仕方によっては、集計した行を先に表示してあとから詳細データを続けるということもあります

（図8）。

この様な時にそのままグループ化すると、折りたたまれたデータが次の行（または列）に関連する形になってしまい、おかしなことになります（図9）。

（図9）6月分データが折りたたまれたのに、「＋」ボタンが7月集計に表示されてしまう

【便利知識】

上述のように集計データが先に表示されて後から詳細データが続く時は、「アウトラインの設定」を変更します。

具体的には、

「データ」タブの「アウトライン」欄にある「グループ化」項目右の「▼」をクリックして、さらに右下の斜め矢印ボタンをクリックします
「アウトラインの設定」ダイアログボックスで、「詳細データの下」（列の場合は、「詳細データの右」）のチェックマークを外して、「OK」ボタンを押します

これにより、「－」（折りたたみボタン）は傍線の上側に表示され、折りたたみのされ方が正常化します（図10）。

「アウトライン」の「設定」で「詳細データの下（列の場合は右）」のチェックマークを外す

階層化したグループを作成する

図11の例のように。月ごとの集計に加えて、四半期ごとの集計もしている場合には、四半期単位のグループ化の下に、月単位のグループ化を行う、という風に、グループ化も階層化しておくと便利です。

複数階層をグループ化する手順は、下位の階層から先にグループ化しても、逆に上位の階層から先にグループ化しても、どちらでも構いません。

複数階層のグループ化を行うと、アウトライン表示欄も複数行になります（図12）。

【便利知識】

Excelでは、最大8階層までグループ化ができます。

ただし、あまり階層が深いと、かえって見づらい表になってしまいますので、階層の見せ方はほどほどにすることをお勧めします。

グループ化されたデータの非表示・再表示

「－」ボタンと「＋」ボタン

「－（折りたたみ）」ボタンをクリックすればグループ化された行（または列）は非表示となり、代わりに「＋」（展開）ボタンが出現します（図13）。

「＋」ボタンをクリックすると、非表示であったグループ化された行（または列）が元の形に再表示されます（図14）。

（図13）「－」ボタンをクリックすると、グループ化された行（あるいは列）が非表示となり、代わりに「＋」ボタンが出現する

数字ボタン（アウトライン記号）による折りたたみ

グループ化されると、アウトライン表示欄には、階層を示す数字ボタン（アウトライン記号）が表示されます（図15）。

最上位の階層が「1」で、表示されている数字の最も大きなものが最下位、つまり詳細データの階層です。

最下位の階層以外の数字ボタンを押すと、その階層よりも下位の階層のグループが、一気に折りたたまれます。

図15の例で、行のアウトライン表示欄の数字で説明します。

「3」をクリックすると、階層レベル3のグループが一気に折りたたまれます（図15a）
「2」をクリックすると、階層レベル2と3のグループが一気に折りたたまれます（図15b）
「1」をクリックすると、最上位の階層を除いて、すべてのグループが一気に折りたたまれます（図15c）

【便利知識】

最下位の階層のアウトライン記号（つまり表示されている最大の数字ボタン）をクリックすると、すべてのグループが一気に再展開されます。

【便利知識】

折りたたまれたグループを個々に再展開するには、「＋」ボタンを押します。

上位レベルの「＋」ボタンを押して展開すると、下位のグループも合わせて展開されます。

（図15a）「3」をクリックすると、階層レベル3のグループが一気に折りたたまれる

（図15b）「2」をクリックすると、階層レベル2と3のグループが一気に折りたたまれる

（図15c）「1」をクリックすると、最上位の階層を除いて、すべてのグループが一気に折りたたまれる

アウトラインの自動作成

行範囲（あるいは列範囲）を選択して、いちいちグループ化の操作をしていくのは、表が大きくなればなるほど大変です。

Excelには、「アウトラインの自動作成」機能が用意されていて、条件さえ整っている表であれば、行および列のグループ化をいっぺんに行うことができます。

「アウトラインの自動作成」の手順は以下の通りです。

表の左上端のセル、あるいは表全体を選択します
「データ」タブの「アウトライン」欄にある「グループ化」項目右の「▼」をクリックして「アウトラインの自動作成」をクリックします（図16）

すると、Excelが自動的に表の構成や数式の有無などを判断して、自動的に行および列のグループ化を行います（図17）。

【便利知識】

「アウトラインの自動作成」では、Excelは数式のある行と列を認識して、複数階層の判断を行います。該当すれば自動的に複数階層のグループが作成されます。

「アウトラインの自動作成」ができない場合

「アウトラインの自動作成」機能は便利なのですが、残念ながら以下のような時には使えません。

表がテーブル化されている時

テーブル内の任意のセルを選択して、「グループ化」のボタンを展開しても、右図のように「アウトラインの自動作成」はグレイアウトされています（図18）。

但し、個々の行（または列）グループを選択してグループ化することはできます。

表のデータに数式が含まれていない時

「アウトラインの自動作成」をクリックしても、「アウトラインを作成することができません。」というメッセージウィンドウが表示されることがあります。

これは、その表の中に数式が設定されている行と列が無いからです。

どこからどこまでをひとつのグループにするかも、Excelは数式を解析して判断しているのです。

グループ化を解除する

設定したグループを解除する手順は以下の通りです。、

解除したいグループの行（または列）全体を選択する
「データ」タブの「アウトライン」欄にある「グループ解除」項目右の「▼」をクリックして「グループ解除」を選択します

これにより、その行（または列の）グループ化は解除され、アウトライン表示欄から傍線と「－」(または「＋」)ボタンが消えます。

シート内のグループをすべて解除すれば、アウトライン表示欄そのものも表示されなくなります。

【便利知識】

グループ化する際は、連続する行（または列）を選択する範囲毎に、都度グループ化する操作が必要でしたが、グループ解除は、複数のグループをまとめて（極端に言えば、表全体を）グループ解除を行うことができます。

【便利知識】

複数階層でグループ化されている場合、上位階層のグループの行（または列）範囲を指定してグループ解除すれば上位階層のグループが、下位階層のグループの行（または列）範囲を指定してグループ解除すれば回階層のグループが解除されます。

また、表全体の行（または列）を選択してグループ解除を行うと、上位階層から順に、1つの階層の全グループが解除されます。つまり複数階層がある場合には、少なくともその階層の数だけグループ解除の操作を行わなければ、すべてのグループを消すことはできません。

「アウトラインのクリア」

グループ化されている行（および/または列）を含む表で、いずれかのセルを選択しておいて、「データ」タブの「アウトライン」欄にある「グループ解除」項目右の「▼」をクリックして「アウトラインのクリア」を選択すればすべてのグループが解除されます。、

ピボットテーブルでのグループ化

「日付データとタイムライン」のページで解説した通り、Excel2016からは、日付けデータが自動的に「月」、「四半期」、「年」単位にグルーピングされるようになりました。

ピボットテーブルでは、その他にも任意の複数項目をグルーピングしたり、数値フィールドをグルーピングしたりできます。

上述のグループ化は、行（または列）をまとめて折りたたんだり（非表示）、再展開したり（再表示）するための機能でしたが、ピボットテーブルのグループ化は複数の項目などをまとめて上位の項目を作る機能で、性質がまったく異なります。

ソースデータに遡って複数の項目データを集計する列を作るなどをしなくても済むので、上手に使えば大変便利といえます。

項目のグルーピング

行または列の任意の複数の項目をグルーピングして、上位のフィールドにすることができます。

具体的な手順は以下の通りです。

行（または列）の任意の複数の項目を選択します
右クリックして、ショートカットメニューから「グループ化」を選ぶと、直ちに項目がグループ化されて上位の項目が作成されます（図19、図20）（この時、上位の項目の項目名・フィールド名はExcelが自動生成されます）
作成された項目名を分りやすいものに変更します（図21）
その項目名のセルを選択して右クリックし、ソートカットメニューから「フィールドの設定」を選びます（図22）
「フィールドの設定」ダイアログボックスの「名前の指定」欄で、フィールド名を分りやすいものに変更します（図23、図24）

2の代わりに、「ピボットテーブル分析」タブの「グループ」グループの「グループの選択」をクリックしても構いません。

以上で、グルーピングが終わり、項目名・フィールド名とも分りやすいものに設定できました。

【便利知識】

同じソースデータで、同じフィールドを対象としたピボットテーブル（ピボットグラフ）が複数ある時は、いずれかのピボットテーブルでグループ化したら他のピボットテーブルにもそのグループ化が反映されます。但し、項目名とフィールド名はExcelが自動生成したままですので、必要に応じてそれぞれのピボットテーブルごとに変更してください。

グループ化を解除するには、グループ化された数値範囲のセルを選択して、「ピボットテーブル分析」タブの「グループ」グループの「グループ解除」をクリックするか、あるいは、右クリックし、ショートカットメニューから「グループ解除」を選びます。