スケジュール管理ツール

【参考】ガントチャート

ガントチャート（Gantt Chart）とは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる図表の一種で、作業計画と進捗状況を視覚的に表現するものです。

ガントチャートは、Windowsのファイルエクスプローラーのような「ツリー構造」と「チャート（横棒）」で表します。左側のツリー構造部分には、「管理するタスク名」「開始日・完了日などの日付のデータ」「担当者」などの項目を列挙します。

さらにチャート部分では、タスク間の依存関係なども視覚的に分かるように表します。

パソコンのブラウザで、GoogleカレンダーのURL（https://calendar.google.com/ ）へ移動します。

【便利知識】

Google検索やGmailなどの画面右上にある「Googleアプリ」アイコンをクリックして、一覧から「カレンダー」を選択する方法もあります。

すでにログイン済みであれば、直ちにGoogleカレンダーが表示されます。

初めての時やログアウトされている時は、GoogleアカウントのIDとパスワードでログインします。

【便利知識】

GoogleカレンダーのURLをブックマーク（お気に入りに登録）しておけば、必要な時はいつでもこのブックマークからGoogleカレンダーにアクセスできて、便利です。

【便利知識】

ブラウザはChrome、Edge、Firefox、Safari for Macなど、何でも構いませんが、同じGoogleが提供していることでもあり、Chromeがお勧めです。Googleカレンダーの表示は常にChromeに最適化されていて、さらに、ChromeにはGoogleカレンダーを使いこなすための安全な拡張機能が充実しているからです。

【便利知識】

Windows10に備わっている「カレンダー」アプリや、「Outlookの予定表」に、Googleカレンダーを連携させて使うこともできます。ただ、使い勝手は、ブラウザ（特に Chrome）で使用した方が良いようです。

Googleカレンダーは、一般的には「月」単位や「週」単位での表示で利用することが多いと思います。

右上の「表示単位」メニューで、「日、週、月、年、スケジュール、4日」から、自由に表示の仕方を切り替えることができます。

「スケジュール」は、予定の入っている日のスケジュールだけを一覧表示するものです。

「4日」は、4日分だけのスケジュールを表示するものです。

【便利知識】

左（前の期間）と右（次の期間）の矢印ボタンをクリックする毎に、表示対象の期間が変わります。

「今日」ボタンをクリックすれば、今日が含まれる期間に表示が変わります。「今日」は、日の数字が青丸（●）で囲まれて表示されます。

【便利知識】

Googleカレンダーを閉じて、改めて再度Googleカレンダーを開いた時は、前回表示の期間や表示の仕方が維持されたまま表示されます。

Googleカレンダーへのスケジュールの登録は、左上の「＋作成」ボタンをクリックして、スケジュール登録画面を表示して行うことが基本となります。

タイトル欄に予定に関わるテキストを入力し、予定日と予定の時間帯を設定して「保存」ボタンを押せば登録完了です。

登録したスケジュールは、カレンダー欄に、青地に白文字で表示されます。

【便利知識】

「日」「週」「月」「4日」の画面では、登録したい日時のボックスをクリックすれば、指定した時間帯がプリセットされた形で、スケジュール登録画面を出てきます。

クリックではなくドラッグすれば、プリセットの時間帯がドラッグした幅で設定できます。

【便利知識】

設定済みのスケジュールをダブルクリックすると、スケジュールの詳細編集画面になります。 

 【便利知識】

設定済みのスケジュールを摘んで、ドラッグすれば、予定の日時を変更できます。

Googleカレンダーでは、設定した予定が近づくと、予定が近づいたことを、「メール」（Gmail）か「通知」（「デスクトップに通知」または「アラート」）で知らせてくれます。

デフォルトでは、知らせる方法は「通知」で、開始時間を指定した予定の場合は開始10分前に、時間帯を指定していない予定の場合は前日の23時50分に、通知されます。

スケジュールの登録（あるいは編集）画面で、通知の方法を「メール」に変えたり、知らせる時間を変えることができます。また、別に通知を追加したり、あるいは通知を削除したりもできます。

「デスクトップに通知」はパソコンのデスクトップ画面の右下に表示、「アラート」はGoogleカレンダーの表示画面上にポップアップ表示（注）、というもので、どちらにするかはGoogleカレンダーの「設定」（画面右上の歯車アイコンで起動）の「通知設定」で規定します。

（注）現在、「アラート」はChromeブラウザでなければ表示されないようです。なお、アラートが出ると、「OK」ボタンを押さなければ、元の操作の続きができません。

【便利知識】

パソコンでの通知は、デスクトップが隠れていて通知を見落としたり、通知のポップアップで操作が中断させられたり、というようなことが起きて不便に感じることがあるかもしれません。また、いつもパソコンの前にいるとは限りませんね。

「通知」方法でのお勧めは、スマホにカレンダーアプリをインストールして、Googleカレンダーと同期させ、カレンダーアプリでの「通知」機能を使う方法です。アプリによって多少機能は異なりましが、ステータスバーに表示したり、バイブレーションやサウンドで知らせてくれたりという設定ができます。

新しく別のカレンダーを作成する手順は以下の通りです。

1. 「他のカレンダー」タブのプラス「＋」アイコンをクリックします
2. 「カレンダー追加」タブの中にある「新しいカレンダーを作成」をクリックします
3. カレンダーの名前と説明を記入して、「カレンダーを作成」ボタンをクリックします
4. 「新しいカレンダーが作成されました」が表示され、左の「設定」メニュー画面に追加したカレンダーの名前が表示されます
5. Googleカレンダーのトップ画面に戻ると、「マイカレンダー」タブに新しいカレンダーが追加されていることが分かります

【便利知識】

追加されたカレンダーには特有の色が割り当てられます。その色は、登録された予定がどのカレンダーかを識別する丸マークの色となるものです。

カレンダー作成時に自動的に割り当てられますが、設定で任意の色に変更することもできます。

複数のカレンダーを作成した場合は、予定を登録時に、どのカレンダーに登録するかを選べるようになります。

予定登録は、もともとのカレンダーへの登録がデフォルトになっています。 追加作成したカレンダーへの登録時は、予定入力画面の下の方にあるカレンダー選択欄で、そのカレンダーを選択する必要があります。

どのカレンダーに登録した予定かは、予定に付けられた丸マーク（●）の色で識別します。

デフォルトのカレンダーの予定には、通常、青の丸マーク（●）が付きます。

追加したカレンダーに登録した予定には、そのカレンダーに割り当てられた色の丸マーク（例：●）が付きます。

作成したカレンダーを共有する

1. マイカレンダーの一覧から、共有したいカレンダーの右端の「・が縦に3つ」並んだアイコンをクリックし、「設定と共有」を選択します
2. 「カレンダーの設定」画面の「特定のユーザーとの共有」欄の「ユーザーを追加」ボタンをクリックします
3. 一覧から招待したい人を選ぶか、招待したい人のメールアドレス（あるいは名前）を入力します
4. 相手の操作権限を指定します
5. 複数人を招待したい場合は続けて3～4の操作をします
6. 「送信」ボタンをクリックします

指定できる操作権限は以下のいずれかです。

• 予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）
• 予定の表示（すべての予定の詳細を表示）
• 予定の変更
• 変更および共有の管理権限

相手には右図のような招待メールが届きます。

1. 「このカレンダーを追加」をクリックすると、送信者の Google カレンダーが開き、「カレンダーを追加」画面がポップアップ表示されます
2. ポップアップ画面の「追加」ボタンを押せば、受け手のGoogleカレンダーの「他のカレンダー」欄に、共有されたカレンダーが表示されます
3. 同時に、共有のカレンダーに登録されている予定がすべて表示されます

（注）Googleカレンダーに共有のカレンダーが反映されるまでに最長12時間程度を要することがあります。

個別の予定を共有する

1. 予定を登録（あるいは編集）の際に、「ゲストを追加」で共有したい相手のメールアドレスを登録します
2. 必要ならば、ゲストの権限を変更します
3. 「保存」ボタンを押します
4. 「Googleカレンダーのゲストに招待メールを送信しますか？」という画面がポップアップ表示されるので、通常は「送信」ボタンを押します

個別の予定の共有では、共有相手に自分のカレンダーが表示されることがありません。

ゲストに付与可能な権限は以下の通りです。

• 予定を変更する（初期：オフ）
• 他のユーザーを招待する（初期：オン）
• ゲストリストを表示する（初期：オン）

相手のGoogleカレンダーには、自動的にその予定が挿入されます。

また、同時に相手のGmailに右図のような招待メールが届きます。

• 「はい」、「未定」、「いいえ」のボタンを選び、末尾の「返信」ボタンを押します
• 必要ならば、「その他のオプション」を押して、メモの追加でコメントを入力し、「送信」を押します
• 「いいえ」を選ぶと、カレンダー上の予定が打消し線で取り消しされます
• 「未定」を選ぶと、カレンダー上の予定に斜め線の模様が付きます

主催者、招待者いずれのカレンダー上でもその予定をクリックして詳細を表示すると、会議の参加者状況を知ることができます。

参加/不参加の予定を変更するには、カレンダー上の予定を右クリックして表示される画面、あるいは予定をクリックして表示される詳細画面の最下部のボタンを用います。

Google ToDoリストでToDoの項目（タスク）に時間の要素が設定されていれば、Googleカレンダーにそのタスクが自動的に反映されます。マイカレンダー欄の「ToDoリスト」にチェックがあれば、カレンダー内にそのタスクが表示されます。

つまり、簡易なタスク管理であれば、Google ToDoリストとGoogleカレンダーの組み合わせで行うことができるということになります。

Google ToDoリストは、ブラウザのGmail（あるいはブラウザのGoogleカレンダー）の右サイドバー上の「ToDoリスト」アイコンをクリックして表示・登録します。

Google ToDoリストの詳細は、「Google ToDoリストの使い方」「タスクを追加または編集する」（ともにMicrosoft）などのページを参照ください。

なお、Google ToDoリストでは、ToDoの項目の開始日時がは設定できますが、終了日時（あるいは期間）を設定することができません。

Googleカレンダー単独では、プロジェクト管理には適しません。

但し「TeamCal」（旧GANTTplanner）というツールを使えば、Googleカレンダーのデータを基にガントチャートを作成することが可能です。

但し、無料版だと共有機能がなく、他者とガントチャートを共有したい場合は有料となってしまいます。

したがって、チーム活動でのプロジェクト管理のためには専用のソフトを導入することをお勧めします。